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浙江XXX電子科技股份有限公司的文件控制程序

來源:北航體系認證網 作者:北航體系認證網 發布時間:2014-11-17 查看次數:3778

1、目的
對質量管理體系運行的文件、資料進行控制,確保相關場所能使用到有效版本文件、資料,防止使用失效或作廢的文件、資料。
2、適用范圍
適用于與質量管理體系運行有關的所有文件、資料,包括技術性文件、外來文件、資料。
3、職責
3.1總經理負責批準發布質量管理體系文件和其他重要質量文件。
3.2管理者代表負責審核質量管理體系文件和批準一般質量文件。
3.3綜合管理部負責管理文件、記錄資料的控制;技術研發產負責技術性文件的控制。
3.4各部門負責部門文件的編制及質量管理體系文件的使用、保管工作。
4、工作程序
4.1文件分類
本企業質量管理體系文件分為:
a)質量手冊
b)程序文件
c)管理文件(制度、規程、規范等)
d)質量記錄
4.2文件標識  
質量手冊編號:


                           
文件應注明版本號和修改狀態,版本號用英文A、B、C…表示,首版用A表示;修改狀態用數字1、2、3…表示,第一次編制用0表示。

4.3文件的編寫和批準
4.3.1質量方針、質量目標由總經理組織管理者代表編寫,并批準發布。
4.3.2質量手冊、程序文件由管理者代表組織職能部門編寫,并經總經理批準發布。
4.3.3管理文件、質量計劃由職能部門編寫,管理者代表批準發布,必要時經總經理批準;技術文件、管理文件等其他文件由職能部門按要求編寫,由部門主管批準發布。
4.3.4由綜合管理部編制《受控文件清單》對文件實施管理。
4.4文件管理
4.4.1質量管理體系文件的發放、回收、更改、作廢和銷毀等由綜合管理部負責,包括對外來文件的控制。技術文件相應由技術研發部負責。
4.4.2文件發放時填寫《文件發放/回收記錄》,接收人員簽收。
4.4.3文件更改時使用《文件更改通知單》,文件更改由原編制(部門)人員、批準(部門)人員提出,辦公室實施更改;文件更改采用換頁的方式,同時更改文件標識。文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時,應更換版本。
4.4.4文件作廢時填寫《文件作廢/保留登記表》,由管理者代表批準。需保留的作廢文件由保留部門提出,經理者代表批準,文件上標注“作廢保留”標識。
4.4.5文件使用人員應妥善保管,不得損壞、丟失、隨意涂改。調離工作崗位時,應將文件交回發放部門,辦理回收登記。當文件嚴重破損影響使用時,應辦理更換手續,交回破損文件;補發的新文件的分發號仍沿用原文件分發號,舊文件按作廢文件進行銷毀處理。
4.4.6外來文件包括國家法律法規、產品相關技術標準等,由相關部門收集、辦公室統一管理,建立在《外來文件清單》,表明其有效版本。外來文件的分發,由管理者代表批準后確定。
5、記錄
記錄作為文件的一種,由綜合管理部組織相關部門按控制要求編制記錄表格,并納入《記錄清單》予以控制。具體見記錄控制程序的規定。

6、相關程序:
《記錄控制程序》
7、相關記錄:
《受控文件清單》
《文件發放/回收記錄》
《外來文件清單》
《文件更改通知單》
《文件作廢/保留登記表》

----------------------------
  編制:xxx/20140525              審批:xxx/20140525

文件下載:1、文件控制.doc

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