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迎接管理體系認證的又一個春天

來源:北航體系認證網 作者:北航體系認證網 發布時間:2016-03-22 查看次數:1638

迎接管理體系認證的又一個春天
    --淺議新標準引入的三個重要概念

    ISO9001:2015《質量管理體系  要求》和ISO14001:2015《環境管理體系  要求及使用指南》(以下簡稱“新標準”)的頒布實施,是質量與環境管理體系認證行業中的大事件。所有重視或曾經重視過這個行業的人員,應該,也必須關注這一事件。
   多少年來,按照標準,建立并運行管理體系,特別是按ISO9001及其衍生標準,建立質量管理體系,始終是企業質量管理的主流模式。然而,曾幾何時,對于管理體系的認證效應,不少人都有著不同的看法和思維。有時負面的聲音會大于正面的影響。有的老總,或說老總式的人物,甚至懷疑起了標準的本身。把“標準是基本要求”誤讀為:“無用的”或“達不到的”兩個極端性的結論。認證證書的含金量也受到了價值規律和供求關系的影響或支配。不少對認證證書的實用主義者,曾經帶來過認證市場的繁榮,但卻日漸走向下坡。究其原因,其核心問題,也就是有效性問題。新標準積以前版本貫徹實施的經驗與教訓,更多地基于了現實問題的考慮,修改與調整了整體結構。特別是為改變現實的負面影響而增加了大部內容與要求,使標準應用廣泛性大為提高的同時,突現了“績效”的要求。筆者在這里只就新標準引入的三個新概念(或稱新內容)的淺略分析,來反映新標準對“績效”要求的突現和管理體系認證價值含量的即將提升。從而歡呼認證行業的又一個春天的到來。
    其一:理解組織及其環境。標準要求:組織應確定與其宗旨和戰略方向相關并影響其實現質量管理體系(環境管理體系)預期結果的能力的各種外部和內部因素。并要求對這些內、外部因素的相關信息進行監視和評審。質量管理體系和環境管理體系,均是整個組織體系中的一部分,組織所處的外部大環境和內部小環境,不能不直接影響各管理體系的結構、內容、方式…等,直至影響其運行結果。要提高管理體系的有效性,使這個“戰略決策”行之有效,必然要考慮組織所處的內外環境因素,這是任何事物或事件發展變化都受外界因素所影響的普遍真理。標準規定這一條,基于了普遍的哲學原理。
    從多年的管理體系運行實踐觀察分析,也從多年的認證審核實踐中,筆者體會到:凡是真正有運行成效的管理體系,都是具有其個性化特色的體系。是從實際出發,充分考慮了內外因素所建立的管理體系。特別是充分考慮產品特色、組織特點等各方面內部因素所建立的體系。實踐證明,這種體系具有了持續改進其有效性的機制。筆者也曾接觸到了這樣的不少的質量管理體系,可惜的是,所占的比例實為少數。事實的情況也從反面告訴我們:那種千篇一律,放之四海而皆準的,所謂“文件化的質量管理體系”,總是與組織的運行機制格格不入,何談“理解組織及其環境”因素!是完全的“兩張皮”現象。這樣的管理體系又談何可以產生績效?所以,從這個意義上說,新標準開綜明義地規定在“理解組織及其環境”基礎上,建立管理體系,是要徹底摒棄過去“兩張皮”的現象。只能這樣,才會達到新標準“重績效”基本要求。從這個角度理解,筆者認為,新標準規定這一條,也是基于了過去多年實踐的經驗或教訓的考慮。
    其二:基于風險和機遇的思維。老的標準以8.5.3專列條款規定“預防措施”,其本質也是“基于風險和機遇的思維”。然而,實際運行中,按風險評價結果制定“預防措施”的,卻是很少見。體系認證活動中的“預防措施”的符合性證據,往往被一筆帶過。新標準在“策劃”部分,在首要位置規定應對風險和機遇的措施要求。筆者認為,這也是基于多年管理體系運行和認證實踐的經驗與教訓所致,也是為了突出管理體系重績效的思路和要求。從理論上說,組織要實施管理體系這一“戰略決策”,達到預定的目標和期望值,不能不評價、分析風險(包括不確定因素),并抓住機遇。否則,管理體系的運行達不到最佳績效。建立和運行管理體系,是主動出擊的系統工程,風險和機遇是客觀的存在。識別、評價、分析風險和機遇,從而實施應對風險和機遇的措施,使管理體系達到最佳有效性。這也是最普通的原理原則吧。新標準雖然沒有要求實施正式的風險管理框架來識別、評估和分析風險和機遇。但要求組織需要根據自己的特點,產品的特性以及內外環境因素來策劃、確定風險和機遇,制定和實施應對風險和機遇的措施。并評價這些措施的有效性。這也決定了管理體系的“個性化”要求。因為“風險和機遇”的具體內容不會是“千篇一律”,而且是變化著的具有動態性的。
    可以想見,新標準引入“基于風險和機遇的思維”,實施應對風險和機遇的措施,而且把它列為“策劃”部分的第一要素(改變了08版 “8.5.3預防措施” 最后一個條款的位置),明確體現了新標準要求的提高。也可以想見,認真貫徹實施這一要求,管理體系的績效必然得到確保。作為體系認證活動中這一符合性證據的位置(或重要性),自然地得到提高。過去那種獲取“預防措施”證據時 “一筆帶過”的現象,必將改變。
    其三:組織的知識。標準要求:組織應確定和保持運行過程所需的知識,并對不斷變化的需求和發展趨勢,確定如何獲取更多必要知識,以及時更新。這也是新標準新增的內容和要求。作為管理體系支持性基礎資源之一的“組織知識”,在實際的管理體系運行中所起的作用,是不能小看的。筆者在早幾年的審核實踐中,接觸了不少憑借自己的“組織知識”,而使產品質量永立不敗之地的企業。嘉興一個加工生產鎢桿的企業,憑借自己的專有特長(自身經驗所得的知識),同行的產品質量根本無法與其競爭。上海有家小企業,生產安全帶中的彈簧,其核心技術,令發達國家同行汗顏,幾次想收購而未成。這些列子可以舉出很多,從正面體現出組織知識的致關重要。2008版的質量管理體系標準對2000版修改時,在“基礎設施”中加了“信息系統”。這個“信息系統”從廣義理解,也可以包括“組織知識”,因為“信息也是資源”。但必競有些牽強。新標準直接新列條款,明確“組織知識”作為支持性的基礎資源之一。筆者理解,新標準新增這一要求,也是基于了以往管理體系運行經驗所規定的。
    標準明確了組織的知識是從其經驗中獲得的特定知識,分為內、外兩部分。這就表明了組織的知識是建立管理體系的重要依據。 依據這些特定的知識結構建立的體系,自然是“個性化”的體系。 那種“千篇一律”,所謂“文件化的體系”必定是與組織的運行機制產生“兩張皮”,也就無法達到最佳績效。筆者認為,貫徹組織知識這一支持性的基礎要求,其關鍵詞為“確定”“保持(保護)”“獲取”和“更新”。認證活動中的符合性證據,也應在這幾方面體現。否則,管理體系運行的有效性,也將是一句空話。
    隨著新標準的頒布、實施,經過新老交替的過渡時期后,質量、環境管理體系將在“重視績效,且可以確保績效”的框架下建立和運行。認真貫徹標準的組織(企業),必定在這個“戰略決策”中得到無窮的益處。那種標準“無用”和“難以達到”的觀點,必將繼續并進一步地得到事實的否定。由于兩個標準都是認證的依據,因此,管理體系的認證行業,也必將迎來又一個燦爛的春天。本文是筆者初略學習新標準的一點體會。作為引玉之磚,在此與同行交流探討。不足或錯誤的,萬望批評指正。

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