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如何將內審和管理評審活動與年度工作會議合并實施

來源:杭州北航 作者:沈正國 發布時間:2009-12-16 查看次數:7679

    作為ISO9001貫標企業,內審和管理評審被規定為必須開展的活動。雖然ISO9000族標準對內審和管理評審活動能給企業帶來的好處作了周密地解釋,也還是有許多企業感覺這些活動占用了太多的寶貴經營時間和精力。特別是那些沒有專職人員負責體系運行的中小型民營企業,其中有不少企業要么為了應付認證,馬馬虎虎走過場,要么干脆閉門造車瞎編些資料,從而使整個質量管理體系運行的有效性和效率大打折扣。
    如何把內審和管理評審活動既能有效開展,又能不過多占用時間和精力?筆者結合杭州北航的經驗認為,如果能把內審和管理評審活動與年度工作會議合并實施,能很好地解決這個問題。
    企業的高層通常會非常重視年度工作會議。原因有:
    1)不管我們的企業處于哪種狀態,一年一度的年度工作會議是慣例。
    2)許多企業的年度工作會議通常是全員參與的,即使不是全員參與,也至少會讓那些相關的骨干成員參與。也就是說,企業會為此投入較大的管理成本。
    3)年度工作會議總結過去一年的功過得失、展望未來一年的工作計劃和方向。調調定得準不準,會直接影響企業來年的生存和發展。
    內審和管理評審既是ISO9001關于質量管理體系運行的基本要求,同時也是可供參考的管理理念和工作方法。
    年度會議前企業通常會組織自評。自評的方法,通常是由各部門、各崗位針對職責的擔當,來總結和反省各自的工作績效,然后由辦公室實施匯總。這種方法很傳統、便捷,可是也存在缺陷。如:
    1)對跨部門的協作,很難自查清楚;
    2)受部門/崗位自身利益的影響,自查結論的公正性、客觀性受到懷疑;
    3)自查方法不系統,評價依據不統一。
    內審,作為一種獨立和系統的審查、評價和改進工具,可以解決這一問題。它的優點在于:
    1)檢查方法嚴謹、依據明確、組織有序;
    2)獨立性,交叉地相互檢查評價,結果更公正、客觀;
    3)可以跨部門、系統全面地檢查某些流程/問題。
    內審的范圍可以超越質量保證范疇。年度會議過程中,把各部門/崗位的匯報總結與內審結論結合起來公示,效果可想而知。如何有效地組織內審,請參閱網上其它文件。
    年度會議是常規的總結過去、展望未來的活動,管理評審也有這層含義,只不過,ISO9001對管理評審活動提出了控制要求。年度會議活動如果采用管理評審的方法,我們會發現,年度會議將更有效率。
    如果將管理評審與年度會議相結合,那么年度會議將討論的內容,至少包括:
    1)公司經營環境的變化,包括行業新動態和競爭對手的情況;
    2)公司重大事件、應對措施和效果;
    3)公司經營理念和方針、戰略的變化;
    4)上年度工作目標和改進計劃的實現情況;
    5)各部門/崗位匯報總結和內審結論;
    6)來自于外部的評價,如榮譽、信譽危機、認證/驗廠整改情況等;
    7)股東/顧客/員工的滿意程度,以及社區/主管/行業對企業的美譽度;
    8)與合作方的合作業績;
    9)與產品有關的業績、困難和創新;
    10)在管理方面取得的成就和創新;
    11)各部門面臨的難以解決或需跨部門協作的問題,以及這些問題的應對方案;
    12)與會人員提交的各類改進建議;
    13)公司及公司下屬各部門/崗位的下一年度工作目標/計劃的可行性。
    這些工作如何安排下去呢?
    例如今天是09年12月16日,假設09年的年度會議放在2月10日這一天,我們可以這樣安排我們的工作:
    1) 明天就可以發出會議通知了:通知全體員工公司關于年度會議的設想和安排,起公示作用。
    2) 發通知的時候同時給各部門下達會議的準備工作要求,如顧客滿意調查、員工意見調查、各種統計、匯總等;給內審組下達內審任務(包括內審的重點);起草下一年度的工作目標/計劃;會務安排等。
    3) 2010年1月14-15日完成內審,形成審核記錄和內審報告。
    4) 1月20日前由辦公室收集整理各部門/崗位的會議準備材料,必要的話經辦公室或總經理審查后,就準備材料內容進行個別的交流,該補的補,該改的改。
    5) 2月1日前下達正式的年度會議通知,就會議的安排作出詳細的說明,并一同下發會議資料。
    6) 開會前,可以與有想法的員工就會議內容進行交流。
    7) 2月10日按計劃開會、討論、記錄。
    8) 2月12日發布年度會議紀要和2010年工作目標和工作計劃。
    以上觀點僅供參考,如有疑問,請與杭州北航聯系
    作者:杭州北航  沈正國

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